为畅通民意表达渠道，主动倾听基层声音，推动南繁院实际问题解决，院内资源配置优化，科研效率提升，南繁院决定设立“院长接待日”，并建立线上线下意见反馈机制，搭建院长与科研人员、研究生等多方群体的直接沟通桥梁。具体安排如下：

一、组织实施机构

院长接待日组织工作由综合事务部负责，南繁院领导班子成员轮流值班接待。

相关部门陪同：根据可能涉及的问题，安排综合事务部、创新研究部、资源保障部、国际合作部、南繁学院等相关职能部门负责人陪同接待，以便当场解答专业问题，提高沟通效率。

二、接待日安排

1.接待时间：院领导接待日每月安排一次，时间原则上为每月第一周的周三上午，如遇法定节假日或南繁院重大活动时顺延至下一周。接待日的具体日程安排将通过院政务栏、内部工作群公布。如原定院领导临时有事不能如期接待，则与其他院领导相互调换，由综合事务部提前告知。

2.接待地点：党员活动室（A栋224）。

3.接待范围：南繁院全体职工及学生。

4.接待方式：预约制，来访人员提前通过在线表单方式预约，说明来访目的和问题。

三、意见反馈渠道

1.邮箱反馈：nfy_zhswb@caas.cn

2.问卷反馈：

3.意见箱反馈：表型设施A栋、B栋1层电梯口意见箱

四、意见反馈处理

结果反馈：对接待日反映的问题，能当场答复的当场答复；对当场解决不了的问题和通过线上线下信箱收集的问题，在规定时间内办结，并通过南繁院政务栏等渠道公示问题处理结果；涉及隐私的问题，通过电话、邮件一对一反馈。

五、具体要求

全程跟踪落实：安排专人负责记录接待过程中的问题和建议，形成详细的记录。建立意见反馈专属档案，从接收登记、任务分派、进度跟踪到结果反馈，全程记录留痕。避免出现“石沉大海”的情况。

客观公正：涉及多方利益的问题，充分听取不同群体意见。

严禁信息外泄：明确要求所有参与意见处理的人员严格保密，禁止以任何形式向无关人员透露反馈内容及反馈人信息。